Документооборот является неотъемлемой частью многих процессов делопроизводства, учета, контроля или архивного хранения. Все действия по произведению манипуляций с бумагами строго регламентированы, в том числе и прошивка документов.
Подшивка бумаг осуществляется для различных целей: получения разрешительных документов на регистрацию предприятия, участия в тендерных процедурах и прочих. Для соблюдения правил делопроизводства и упрощения скрепления бумаг применяют специальные станки либо сшивают вручную.
Виды станков, используемых для прошивки документов
В современном делопроизводстве применяют два типа станков для прошивания документов — ручные и механические.
- Ручные — представляют собой обычные зажимы для бумаги и рычажные механизмы, которые прокалывают отверстия и заводят нить в них. Обладают малым весом и компактными размерами. Примером может служить станок типа «Лотос 2» который позволяет прошивать бумаги толщиной до 2 см. Он проделывает отверстия на кромке листов с помощью нажатия на рычаг. Также применяют ручные станки для сшивания «на уголок», например, станок «Лотос 1». Это простые устройства, фиксирующие документы до 2 см высотой, имеющие шило с рычажным приводом для прокола и одновременного протягивания нитки в проделанное отверстие. Позволяют оперативно и аккуратно скреплять уголком различные нотариальные, и прочие, документы.
- Механические — автоматические или полуавтоматические электрические станки различных модификаций — значительно ускорят и облегчат процесс подшивания документов. Наиболее зарекомендовали себя у потребителей станки марки «Yunger (Юнгер) M168», а также «Лотос М168» или Rayson YG-168A. Они представляют собой гибридное устройство, соединяющее в себе функции швейной машины и сверлильного станка. Это практичные и удобные механизмы позволяют прошивать за 5 минут до 1000 листов бумаги плотностью 80 г/м. Станки имеют компактные размеры и высокую производительность, позволяющую оперативно и без усилий осуществлять подготовку документов для архивного хранения или иных целей. Оснащены функцией автоматического отключения, просты в управлении — не требуют особых навыков для работы.
Использовать ручные станки целесообразнее при небольших объемах бумагооборота. Для крупных предприятий, банков, логистических офисов, аудиторских компаний и государственных учреждений, военкоматов или архивов, желательно приобретать механические станки для прошива документов.
Комплектующие и аксессуары для сшивания
Ручное сшивание бумаг требует не только знаний и навыков, как именно складывать листы или сколько отверстий проделывать. Для правильного, эстетичного и оперативного сшивания бумаг потребуются специальные аксессуары и приспособления:
- дырокол мощный — в отличие от обычного офисного может пробивать пачку бумаги в 100 листов! Оснащен регуляторами для выравнивания бумаг и накопителем для обрезков;
- струбцины. Они состоят из крепкого фанерного или гибкого жесткого металлического основания и специальных зажимов, которые фиксируют пачку бумаг. Сбоку в струбцине предусмотрено отверстие для сверления дрелью или прокола иглой. Все параметры отверстий, расстояния между краем и местом сшивания строго регламентированы специальными разделами делопроизводства, поэтому струбцина имеет стандартные размеры. Зафиксированные в струбцине документы можно прошивать сразу иглой, если их толщина небольшая, а можно сначала проделать отверстия, а затем протянуть нити для сшивания. Наибольшее количество листов формата А4, которые можно прошить, закрепив в струбцине — 1000, или 10 см толщины;
- иглы для сверления и прошивки — выполнены из прочного металла, с особой формой крючка на конце. Используются в механических станках;
- иглы цыганские — прочные и стойкие к воздействиям, позволяют прошивать бумаги вручную.
При выборе приспособления для прошивки документов, следует ориентироваться на объемы документов, которые будут обрабатываться.